Dal 1° ottobre 2020, tutte le imprese italiane dovranno avere per obbligo una casella di Posta Elettronica Certificata. Facciamo dunque chiarezza sulle PEC!
Dal 1° ottobre 2020 tutte le imprese italiane dovranno per obbligo possedere una casella PEC (Posta Elettronica Certificata) come chiarito dal dl Semplificazioni (dl n.76 del 16 luglio 2020). Il decreto cambierà le sanzioni per le imprese non in possesso di una PEC con sanzioni più salate e che non prevedono più periodi di sospensione. Nonostante l’obbligo per le imprese anche i privati possono usare una PEC al posto di una classica Raccomandata A.R, risparmiando anche dei soldi. In questo articolo vogliamo però fare chiarezza su cosa sia una PEC, come funzioni e quanto convenga rispetto ad una vecchia raccomandata anche per i privati.
Cos’è e quando è nata la PEC?
PEC è un acronimo che sta per “Posta Elettronica Certificata”. Con questo nome si intende un sistema di posta elettronica che fornisce al mittente, la conferma dell’invio e la notifica di avvenuta consegna del messaggio e/o documento che si vuole inviare. Grazie a queste caratteristiche la PEC viene riconosciuta come versione digitale della Raccomandata A.R, e di conseguenza diventa una email con valore legale certificata da una firma elettronica e da una cifratura. In Italia, la PEC arrivò nel 2005 con il DPR n.68 che riguardava il “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificato”, a norma dell’articolo 27 della legge del 16 gennaio 2003, n.3.
Come funziona?
Al momento della spedizione, il messaggio e gli allegati vengono racchiusi in una busta di trasporto virtuale sulla quale viene applicata una firma elettronica che svolge il ruolo di timbro dell’ufficio postale. Questa caratteristica serve a garantire la provenienza del messaggio e l’integrità dell’intero processo di spedizione che finisce con il ricevimento. Prima di consegnare l’email PEC viene effettuato un controllo sulla validità della firma e in caso di esito positivo del suddetto controllo, il messaggio viene consegnato al destinatario. Il mittente ottiene così una ricevuta di avvenuta consegna da parte del destinatario tramite il gestore della PEC, come se si trattasse della classica ricevuta di ritorno di una vecchia raccomandata cartacea. Ovviamente per fare in modo che un messaggio di PEC abbia valore legale è necessario che sia mittente e destinatario siano in possesso di una casella PEC presso uno dei gestori autorizzati ed iscritti all’elenco pubblico dell’Agenzia per l’Italia Digitale. E’ comunque possibile inviare e ricevere messaggi tra email ordinarie e PEC ma in questo caso si perde il valore legale del messaggio.
Perchè dal 1° ottobre è obbligatoria per le imprese e cosa cambia per quest’ultime
Il dl n.76 del 16 luglio 2020, sopracitato ha stabilito l’obbligatorietà per le imprese di essere in possesso di una casella PEC. L’articolo 37 ha indicato che entro il 1° ottobre 2020: “tutte le imprese, già costituite in forma societaria, comunichino al registro delle imprese il proprio domicilio digitale, se non hanno già provveduto a tale adempimento”. Col termine “domicilio digitale” si intende appunto la PEC. Per poter ricevere e inviare messaggi alla pubblica amministrazione era già obbligatorio per le imprese avere una PEC (precisamente dal 1° luglio 2013). Dal 1° ottobre 2020 sono quindi cambiate solo le sanzioni pecuniarie, passate da una sanzione fino a 1.032€ ad una fino a 2.064€ per le società e 1.548€ per le imprese individuali.
E’ disponibile per i privati?
Seppur non sia obbligatoria, anche i privati possono avere un indirizzo PEC. Il suo possesso può venire in aiuto in cui sia necessario dare un valore legale ad una comunicazione, come avviene per le raccomandate A.R. Un privato può quindi decidere di sostituire le raccomandate cartacee con una casella PEC.
Come richiederla e quanto costa
La PEC è fornita da un elenco di gestori tutelato dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Qui è possibile avere un elenco aggiornato di tutti i gestori PEC abilitati che vendono il servizio. Il prezzo di una casella PEC può variare in base al gestore e allo spazio di archiviazione ma mediamente un servizio base adatto a un privato è di circa 5€ + IVA all’anno.
La PEC può servire ad un privato? E’ conveniente rispetto ad una vecchia raccomandata?
Come già scritto sopra, la PEC è una versione digitale della Raccomandata A.R. cartacea quindi può essere usata per tutti i scopi per cui viene usata una raccomandata. Per fare un esempio molte richieste di disdette e cancellazione di abbonamenti a pay TV, gestori telefonici o servizi avvengono tramite invio della richiesta da parte del mittente alla società destinataria tramite casella PEC. Solitamente una PEC prevede un pagamento annuale del servizio. Un privato che sceglie un taglio base da 5/6€ potrebbe recuperare il costo di tutte le raccomandate inviate nel corso di un anno dopo la prima, mantenendo lo stesso valore legale.
Redazione Tariffando
